Duurzaam bedrijfsuitje organiseren: zo maak je impact zonder in te leveren

(Schiermonnikoog als inspiratie)

Duurzaamheid is in veel organisaties verschoven van ambitie naar toetssteen. Niet alleen in productieketens of inkoop, maar ook in alles eromheen: mobiliteit, leverancierskeuzes en de manier waarop je mensen samenbrengt. Dat zie je terug bij zakelijke events. Een bedrijfsuitje is allang niet meer alleen een ‘leuke dag’; het is ook een moment waarop je laat zien wat je belangrijk vindt.

Tegelijkertijd is duurzaam organiseren minder een kwestie van grote statements en meer van ontwerpkeuzes. Waar komt de impact vandaan? Welke keuzes zijn eenvoudig te verbeteren? En hoe voorkom je dat het eindresultaat vooral goed klinkt, maar weinig verandert?

Een bestemming als Schiermonnikoog is interessant omdat het eiland van zichzelf al een aantal randvoorwaarden biedt die duurzaam organiseren makkelijker maken. Het is autoluw, compact en gericht op natuurbeleving. Daardoor kun je met relatief weinig middelen een programma neerzetten dat licht is in materiaalgebruik en zwaar in ervaring.

De grootste winst zit meestal in vervoer

Wie de milieu-impact van events bekijkt, komt vaak bij dezelfde conclusie uit: reisbewegingen wegen zwaar. Dat geldt ook voor een eilandbestemming. Juist daarom loont het om vervoer niet als praktische bijzaak te behandelen, maar als onderdeel van je eventdesign.

Het verschil zit vaak in hoe je het organiseert. Als je deelnemers drie opties geeft (auto, OV, carpool), kiest een deel automatisch voor de meest comfortabele route. Maak je daarentegen de duurzame keuze het makkelijkst, met een helder reisschema, een verzamelpunt en een starttijd die aansluit op logische verbindingen, dan verschuift het gedrag zonder dat je hoeft te duwen.

Bij een overtocht komt regelmatig de vraag naar CO2-compensatie op. In de praktijk werkt dat het best als aanvulling op reductie. Eerst slimmer plannen en bundelen, daarna transparant compenseren wat je nog niet kunt voorkomen. Het helpt om dit vooraf uit te leggen, zodat het geen losse ‘groene’ toevoeging is, maar een bewuste keuze.

Programma’s worden duurzamer als ze lichter worden

Een tweede impactbron is materiaal: opbouw, decor, give-aways, drukwerk en alles wat je voor één dag aan- en afvoert. Veel organisaties onderschatten hoeveel daarvan vooral traditie is. Terwijl je met minder spullen vaak een betere dag maakt.

Een eilandomgeving helpt om die reflex te doorbreken. De natuur is het decor; je hoeft minder te creëren. Dat maakt het logisch om te kiezen voor activiteiten die buiten kunnen, die weinig materiaal vragen en die draaien om samenwerking en beleving. In plaats van meer organiseren, organiseer je slimmer.

Als er wél materialen nodig zijn, loont het om standaardvragen te stellen. Is dit herbruikbaar, te huren of te repareren? Hoeveel verpakking komt erbij kijken? En wat gebeurt er met reststromen na afloop? Dit soort keuzes lijken klein, maar bepalen samen of je event echt verantwoord is.

Mobiliteit op locatie: van logistiek punt naar onderdeel van de ervaring

Op Schiermonnikoog wordt mobiliteit op een prettige manier concreet. Het eiland nodigt uit tot verplaatsen per fiets en er zijn elektrische alternatieven beschikbaar, waardoor je minder afhankelijk bent van gemotoriseerd vervoer.

Voor groepen werkt dat vaak beter dan verwacht, mits je het programma erop ontwerpt. Kies locaties die logisch op elkaar aansluiten, neem voldoende tijd en maak een route die niet voelt als haasten. Dan wordt duurzaam vervoer geen beperking, maar een onderdeel van de dag. Het tempo gaat omlaag, de aandacht omhoog.

Catering: minder claims, meer keuzes die kloppen

Eten en drinken is een zichtbaar onderdeel van elk event. En daarmee ook een plek waar het snel misgaat: te veel, te generiek, te veel single-use.

Een redactioneel simpele vuistregel is: stuur op verspilling en kies voor kwaliteit. Seizoensgebonden menu’s, realistische aantallen, waterpunten en herbruikbare bekers of flessen zijn vaak effectiever dan grote beloftes. Communiceer het vooraf, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten en waarom.

Werkwijze en leveranciers: maak het herhaalbaar

Duurzaam organiseren wordt pas echt interessant als het herhaalbaar is. Dat vraagt om een werkwijze die je kunt gebruiken bij elk volgend event. Denk aan een briefing voor leveranciers, een set uitgangspunten en een manier om achteraf te evalueren.

Voor wie zoekt naar een concreet voorbeeld van hoe je zo’n aanpak vastlegt, is het nuttig om een uitgewerkte MVO-werkwijze te bekijken. WadEvents Schiermonnikoog beschrijft die aanpak op de pagina duurzaam event organiseren, met keues rond materialen, afval en samenwerking.

Waarom een eilandbestemming juist goed past bij de nieuwe standaard

De vraag is niet of bedrijfsuitjes blijven bestaan, maar hoe ze eruitzien in een tijd waarin organisaties steeds explicieter worden afgerekend op hun impact. Locaties die licht organiseren mogelijk maken, met minder vervoer op locatie, minder opbouw en meer buiten, passen goed bij die beweging.

Schiermonnikoog is in dat opzicht een logische kandidaat: autoluw, overzichtelijk en met veel mogelijkheden om een programma te bouwen rondom natuur en samenwerking. Wie zich wil oriënteren op wat er praktisch mogelijk is, kan bijvoorbeeld kijken naar de mogelijheden van een bedrijfsuitje op Schiermonnikoog.

Duurzaam organiseren blijft uiteindelijk een optelsom. Niet van perfecte keuzes, maar van bewuste keuzes die je steeds beter maakt.